O mapa de riscos é uma das prioridades ao desenvolver uma boa estratégia de comunicação, que contempla o gerenciamento de reputação de marca. Como você deve imaginar, é por meio dele que prevemos as potenciais ameaças e crises que podem colocar em cheque a reputação de uma empresa em seu mercado de atuação.

Ao criar um mapa de riscos, a equipe de comunicação abre os olhos e os ouvidos, preparada para detectar o menor dos problemas, antes que ele se torne muito maior do que o previsto. As informações que constam nesse mapeamento ainda ajudam a criar possíveis respostas e ações para diferentes cenários, garantindo que todos estejam mais bem preparados para qualquer adversidade.

Gostou do tema e quer saber mais sobre o assunto? Neste artigo, nós mostraremos para você como criar um mapa de riscos e utilizá-lo para a gestão de reputação de marca da sua empresa. Leia os próximos parágrafos e fique atento às dicas que estão nesse material. Vamos lá!

O que é um mapa de riscos de comunicação?

Os mapas de riscos são uma representação qualitativa dos riscos que podem surgir ao longo da estratégia de comunicação do seu negócio. Desenvolvido com base em uma estrutura bastante visual, o modelo traz uma representação ilustrada em cores que apresenta quais situações podem ocorrer e o quanto elas são graves para a marca. 

Erros nos processos, deslize de algum porta-voz, má qualidade no atendimento ou a desatenção na captação e monitoramento de dados. Cada uma dessas situações que podem gerar uma crise mais grave lá na frente está categorizada em um mapa de riscos. A visão ampla documentada de forma visual e direta não só ajuda a prever, mas também a criar respostas rápidas para cada uma delas. 

Como elaborar um mapa de riscos vinculado à estratégia de comunicação?

Os mapas de riscos podem ser desenvolvidos de muitas maneiras, desde a nomeação de um profissional de comunicação responsável para fazer esse levantamento até a criação de um comitê com pessoas de diferentes habilidades e conhecimentos para atuar em diferentes frentes. 

A seguir, vamos mostrar um passo a passo simples para começar a criar um mapa de riscos na estratégia de comunicação da sua empresa. Vamos lá?

• Conheça os processos dentro da área de comunicação

Para começar o trabalho, é essencial saber como as etapas são realizadas, assim como as atividades dos profissionais. A partir dessas atividades e do plano de ação da estratégia de comunicação é que saberemos quais riscos podem surgir a partir delas. Por isso, esse primeiro passo é tão importante.

• Identifique os potenciais agentes de riscos na sua estratégia

Além das atividades, a estratégia de comunicação também contempla as pessoas que vão colocar em prática o que foi decidido na estratégia. Levantar os departamentos em que há mais chances de desencadear uma crise é a melhor forma de entender onde é preciso atuar com prioridade.

• Saiba onde estão os possíveis erros nos processos

É comum as crises surgirem a partir de um comentário negativo ou simplesmente por não atender o cliente no momento que ele mais precisava. Nesse contexto, como podemos reduzir os riscos a partir de uma estratégia preventiva e com apoio dos dados? A resposta você encontra nessa etapa.

• Entenda como solucionar os problemas e reduzir os riscos

Após mapear os processos, as pessoas e até as tecnologias com mais chances de gerar uma crise na estratégia de comunicação, é importante pensar em como evitar e responder, caso não haja forma de ser resolvida. Neste cenário, é fundamental uma boa leitura sobre as informações levantadas. 

• Use as informações para criar seu mapa de riscos

Com todas as etapas cumpridas e as informações em mãos, sua empresa está preparada para criar o seu próprio mapa de riscos de comunicação. Então, conte com uma equipe especializada na área de comunicação para tornar o processo muito mais ágil e assertivo. 

Qual é o papel das cores no desenvolvimento do mapa de risco de comunicação?

As cores vermelho, amarelo e verde ajudam a entender a probabilidade de uma determinada ação, iniciativa ou conteúdo publicado tem o risco de desencadear uma nova crise no futuro. A partir dela, conseguimos relacionar os temas mais “perigosos” e, dessa forma, optar por um novo caminho, evitando um problema grave com clientes no futuro.

É importante lembrar que o mapa de riscos não é algo definitivo, mas sim mutável e que deve ser revisitado e atualizado com frequência. Dessa forma, avaliar os canais de comunicação da marca, assim como fazer a análise de sentimento sobre o que foi publicado, ajuda a fechar o documento e reportar os profissionais e as lideranças responsáveis.

Quando a estratégia deve ser revisitada?

O mapa de riscos da estratégia de comunicação não tem um plano de validade, mas o ideal é que ele acompanhe o tempo em que o ciclo do planejamento estiver funcionando.

Então, por exemplo, se criamos uma campanha de três meses de implementação, análise e resultados, o mapa de riscos pode ser revisitado nas reuniões em que a equipe avalia a estratégia. 

O que acontece se a empresa não possui um mapa de riscos de comunicação?

Empresas que não adotam o mapa de riscos podem estar sujeitas a sofrer com crises de imagem no futuro, diante de situações que podem não só impactar financeiramente a companhia, mas gerar problemas irreparáveis. Neste contexto, contar com a tecnologia de monitoramento, levantamento e análise de dados pode fazer toda a diferença nos resultados. 

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