O relatório de clipping de notícias é fundamental para que a equipe de comunicação e os clientes tenham acesso às informações valiosas que ajudam a estruturar e definir quais serão os rumos para a estratégia de comunicação. 

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Além de ser um auxílio nos planejamentos e facilitar a comunicação entre as equipes, o relatório de clipping apoia o desenvolvimento de planos de crise e na antecipação de possíveis gatilhos. Dessa forma, a marca estará preparada para enfrentar os problemas que podem surgir no futuro. 

E isso não se restringe a gestão de crise ou monitoramento da marca na mídia. Um bom relatório de clipping proporciona uma visão completa do mercado em que a marca está inserida, alinhando dados sobre concorrentes e outros setores que sejam do seu interesse. 

Neste texto, daremos algumas dicas e insights para você elaborar um relatório de clipping ainda melhor daquele que já vem sendo feito. Vamos lá?

Dicas para criar um relatório de clipping inesquecível

Desenvolver um material que mostre efetivamente o valor do trabalho desenvolvido especialmente para a marca em questão, não é uma demanda difícil. Porém, esse é um tipo de entrega que requer planejamento e dedicação. Confira a seguir o passo a passo para criar um report de destaque:

• Defina o modelo do relatório

O primeiro passo é definir o desenho padrão do relatório. A partir dos objetivos da marca, defina as métricas quantitativas ou qualitativas que serão avaliadas. Neste ponto, é importante destacar que cada relatório deve ser elaborado individualmente. 

Os Indicadores-Chave de Performance, também chamados de KPIs, como alcance de um veículo de comunicação, número de acessos em uma matéria, impressões, visitas, ROI, sentimento e até conversão. Saber escolher as métricas é fundamental para alinhá-las com os objetivos de cada projeto.

E não se esqueça do aspecto visual! Relatórios eficientes são interativos e fáceis de entender. Uma boa dica é combinar planilhas com uma apresentação intuitiva para facilitar a tomada de decisão da assessoria de imprensa ou equipe de comunicação. Afinal, nem todo relatório precisa ser chato.

• Defina a periodicidade do relatório

Ter constância nos relatórios é uma das lições mais importantes do clipping. Por isso, é a periodicidade na construção da estratégia que vai ajudar a tornar o processo mais ágil e simples. Existem profissionais que elaboram relatórios semanais, mensais ou semestrais. 

Converse com o seu cliente e descubra qual modelo funciona melhor para ele. Mas não se esqueça: constância é a base de qualquer entrega, principalmente quando falamos de relatório de clipping. Uma periodicidade clara facilita a comparação de dados e organiza o processo de trabalho. 

• Monitore, levante e analise os dados 

Os dados são a fundação da análise consistente. Por isso, é essencial contar com um clipping completo e preciso, disponível no momento certo e para as pessoas corretas. Isso exige um processo de trabalho preciso, que monitore todas as fontes necessárias para o projeto no tempo correto. 

Um estudo realizado pelo Boston Consulting Group (BCG) e pelo MIT Sloan Management Review (MIT SMR) revela que 69% dos líderes se sentem mais preparados para enfrentar a concorrência com o uso de dados e tecnologia.

Relatórios de clipping que exigem a avaliação de um grande volume de fontes requerem, obrigatoriamente, do uso de ferramentas que oferecem a automação do monitoramento e ainda contem com funcionalidades que otimizem o desenvolvimento desses materiais.

• Análise e sistematização

A análise dos dados coletados é, obviamente, o cerne do relatório de clipping. Por isso, invista tempo e recursos no diagnóstico das informações coletadas, cruzando as métricas analisadas com os objetivos do projeto.

É importante identificar pontos positivos e negativos do período analisado e avaliar se os objetivos da empresa foram alcançados. O relatório também deve apresentar insights para novas ações, contornar situações negativas e identificar o que pode ser feito para melhorar o posicionamento e o que foi publicado na imprensa sobre a sua marca.

• Tenha um documento atrativo

Não se esqueça de ter um documento atrativo e visual. A qualidade gráfica de apresentação de dados facilita o entendimento do conteúdo. Dados numéricos e qualitativos podem ser apresentados de forma gráfica, ganhando mais destaque. Alguns exemplos são: 

• Métricas de centimetragem
• Inserções na mídia por região
• Assuntos mais citados
• Motivação da menção
• Veículos que serão mais destaque para a marca
• Palavras-chave mais citadas
• ROI das ações de imprensa

• Conheça o público-alvo do relatório 

Um item que precisa ser observado ao elaborar o relatório de clipping é justamente seu público-alvo. Este documento, para ser efetivo, precisa ser personalizado para atender ao seu principal leitor. Ou seja, para quem ele será apresentado. 

Mesmo que o relatório de clipping seja enviado para diversas áreas da empresa, ele precisa ser formatado para uma persona específica, o que determinará a linguagem, a arquitetura e a hierarquia das informações. 

Quer saber mais? O vídeo a seguir fala um pouco sobre mensuração de resultados em comunicação. Veja mais!

Procure uma boa ferramenta de monitoramento para ajudar nesses processos.

Para ajudar na construção do documento analítico busque uma boa solução tecnológica de monitoramento. Ferramentas como o Knewin News garantem a automação do clipping e ainda contam com funcionalidades que otimizam a criação de relatórios. 

Um dos grandes diferencias da nossa tecnologia é um disparo de newsletters e de relatórios inteligentes todos os dias. Esses documentos contêm informações analíticas e métricas bem detalhadas sobre as matérias jornalísticas que mencionam a marca. 

Para conhecer o Knewin News, é só clicar aqui e solicitar um teste gratuito.

Concluindo…

É por meio do relatório que o assessorado consegue enxergar com clareza todas as ações tomadas e os resultados que foram obtidos ao longo de um determinado período. Com essas dicas será possível elaborar um material que transmita todas as informações necessárias de forma eficaz e atrativa.