Administrar, executar e monitorar a informação estão entre as tarefas de uma gestão de comunicação eficiente.

Ao executar essa ação, o responsável, junto com a sua equipe, deve, entre outras responsabilidades, ficar de olho nas informações que circulam no mercado que podem impactar a imagem da sua marca.  

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Mas como fazer uma boa administração da comunicação na sua empresa? Neste artigo, reunimos 5 segredos da gestão de comunicação. Confira:

1. Elaborar um plano de comunicação

O primeiro passo para qualquer ação ser bem-sucedida é elaborar um plano de gestão que trace quais as estratégias serão colocadas em prática e como serão efetuadas. 

Neste processo, é importante começar levando em conta algumas perguntas. Exemplos:

• Quais informações devem ser comunicadas?
• Qual é o intervalo de tempo e a frequência ideais de distribuição dessas informações?
• As partes interessadas são público interno, externo ou ambos?
• Por que as informações a serem distribuídas são relevantes?

Ainda na elaboração do plano de gerenciamento, é preciso entender como os resultados vão impactar o dia a dia dos públicos-alvos da sua empresa.

Por isso, antes de executar as ações, é necessário fazer um planejamento que seja capaz de prever as consequências de cada prática.

E lembre-se: qualquer plano de gestão de comunicação pode, e deve, ser revisto à medida que as necessidades das partes interessadas mudam. 

2. Conhecer o seu público-alvo

Ainda dentro da elaboração do plano de gestão de comunicação, está a definição do público-alvo.

Esse item é importante porque ajuda a definir qual é o tipo de mensagem, a linguagem e o meio onde será transmitida. 

O processo de identificação inicia com dois públicos: o interno e externo.

Colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço e quadro de sócios compõem o público interno. E, por isso, a abordagem deve estar relacionada aos hábitos de trabalho de cada equipe, por exemplo.

Já os consumidores e a comunidade ao entorno da empresa formam o público externo. Nesse caso, leve em conta que nem todo mundo conhece a sua marca.

Portanto, é preciso usar abordagens diferentes. Ou seja, escolher uma plataforma de comunicação mais ampla, como rede social, blog ou site. 

Além disso, as estratégias de ações desse público devem ser de fácil entendimento. Afinal, se você ainda não conhece o público a fundo ou atua em um segmento menos específico, pode estar tratando com pessoas de idades e preferências diferentes.

3. Escolher ferramentas adequadas à gestão de comunicação

Para colocar o plano em prática, é preciso analisar qual é a melhor ferramenta de comunicação que será utilizada para as suas ações.

Se a estratégia de gestão de comunicação da sua empresa está voltada para o público interno, as ferramentas mais adequadas são os murais e as newsletters, por exemplo.

Mas se o plano é se comunicar com o público externo, opte por matérias de divulgação por meio do rádio, da televisão ou das redes sociais.

Lembre-se: a escolha da ferramenta certa de comunicação vai depender do que você definiu no plano de gestão, lá no início do trabalho.

4. Receber feedbacks

Se o plano já foi criado, o público identificado e a equipe responsável pela gestão de comunicação já escolheu quais as ferramentas serão utilizadas, chegou o momento de ouvir os feedbacks. 

É por meio deles que conseguimos conhecer os pontos fortes e os aspectos que precisamos melhorar nas ações de comunicação corporativa.

No caso do público externo, disponibilize canais como e-mail e redes sociais para conversar com as pessoas, saber a opinião delas e tirar dúvidas.

Outra maneira de receber feedbacks é a partir da conversa entre os colaboradores.

Para melhorar a comunicação interna, questione como está o ambiente de trabalho, quais dificuldades existem na rotina de trabalho e oportunize a troca de experiências entre os colegas.

Ao engajar a equipe, a sua empresa terá retornos mais precisos sobre as tarefas diárias e os resultados.

5. Monitorar a efetividade das ações

Após todo esse trabalho, não deixe seu esforço ir por água abaixo. É fundamental monitorar os impactos das suas ações.

Revise as estratégias do plano inicial, veja se elas ainda fazem sentido para a empresa e, principalmente, para os destinatários.

Observe se o público recebeu e interpretou bem as informações. O monitoramento é o melhor aliado para identificar quais ações não estão sendo satisfatórias e as que merecem permanecer na sua rotina de gestão de comunicação.

Por fim, não seja inflexível com o gerenciamento já estabelecido. Identifique novas maneiras de abordagens e caminhos para repassar sua mensagem.

O objetivo é evitar equívocos na comunicação – como mensagens erradas na hora errada – e, claro, melhorar a imagem do seu negócio.

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