O relatório de assessoria de imprensa é frequentemente visto como o momento da verdade na relação entre um profissional de comunicação e seu cliente. É a oportunidade de demonstrar o valor do trabalho realizado, mas sua função vai muito além de uma simples prestação de contas.
Um relatório bem construído não apenas apresenta resultados, mas também direciona os próximos passos, tornando-se uma ferramenta estratégica fundamental.
Muitos profissionais, no entanto, ainda se concentram em apresentar apenas números de clipagens ou centimetragem, sem contar a história por trás dos dados.
Este guia foi criado para mudar essa perspectiva, oferecendo um passo a passo educativo sobre como montar um relatório de comunicação que seja claro, impactante e que realmente auxilie no planejamento estratégico.
O que é um relatório de assessoria de imprensa?
Antes de detalhar o processo, é importante entender a verdadeira finalidade de um relatório de assessoria de imprensa.
Ele não é apenas um compilado de menções na mídia. É um documento analítico que traduz as ações de comunicação em resultados tangíveis e inteligência para o negócio.
Um bom relatório de comunicação conecta as aparições na imprensa aos objetivos da empresa, mostrando como a visibilidade gerada contribui para a construção da reputação, o alcance de novos públicos ou até mesmo para o suporte em momentos de gestão de crise.
A ideia, como defendida por especialistas de mercado, é que relatórios não devem existir apenas para provar o que foi feito, mas sim para orientar o que será feito. Com isso em mente, vamos ao processo de como construir um documento que cumpra essa função estratégica.
Como fazer: um guia passo a passo para seu relatório
Estruturar um relatório eficaz exige planejamento e um olhar atento para quem o receberá. Siga estes passos para criar um documento completo e assertivo.
1 – Defina o público para quem você vai falar
A construção de qualquer relatório de comunicação começa com uma pergunta simples: para quem ele se destina?
A resposta a essa pergunta moldará todo o conteúdo e a forma de apresentação. Diretores e presidentes, por exemplo, geralmente estão interessados em uma visão macro, focada no impacto para o negócio em termos de receita, valor de marca e ROI.
Já os coordenadores de comunicação precisam de informações mais aprofundadas e detalhadas para analisar a execução das estratégias e direcionar os trabalhos internos. Entender as necessidades de cada stakeholder é fundamental para entregar um relatório relevante.
2 – Escolha as métricas que contam a história certa
Com o público definido, chega o momento de determinar quais métricas serão apresentadas. Cada indicador deve responder a um questionamento do cliente e servir a um propósito claro. Métricas quantitativas como centimetragem, audiência do veículo e o ROI da assessoria de imprensa são mais impactantes para os cargos de chefia.
A quantidade de clippings também se encaixa aqui. Por outro lado, a análise qualitativa das publicações, o sentimento das menções (positivo, negativo ou neutro) e a identificação de novas oportunidades estratégicas são cruciais para os departamentos de comunicação.
Um bom exemplo de relatório de comunicação personaliza as métricas para cada público, explicando sempre a importância dos dados e o que eles acrescentam à estratégia.
3 – Determine a periodicidade ideal para o relatório
Assim como as métricas, a frequência de envio do relatório deve variar conforme a função do destinatário.
Coordenadores de comunicação, que estão na linha de frente operacional, podem precisar de atualizações mais frequentes, talvez semanais ou até alertas diários em momentos importantes.
Já os diretores podem se beneficiar mais de um relatório de comunicação mensal ou trimestral, que apresente uma análise consolidada e tendências de longo prazo. Defina essa periodicidade em acordo com o cliente para alinhar as expectativas.
4 – Extraia e organize os dados de forma eficiente
Com o público, as métricas e a periodicidade definidos, é hora de coletar os dados. Ferramentas de clipagem e monitoramento, são essenciais para automatizar esse processo, acompanhando veículos online e impressos e obtendo dados como audiência e análise de sentimento.
Outras métricas, como a centimetragem, podem depender de informações específicas dos veículos. A tecnologia aqui é uma grande aliada para garantir precisão e otimizar seu tempo.
5 – Crie um template e conte uma história com os dados
O último passo é organizar toda essa informação de maneira clara e objetiva. Criar um template padrão para seu relatório de assessoria de imprensa ajuda a manter a consistência e facilita o entendimento. Ninguém quer ver métricas que não lhe interessam ou que gerem confusão.
Mais do que apresentar números em um design bonito, seu relatório deve contar uma história. Ele deve identificar os principais destaques, analisar os desafios, celebrar as conquistas e, o mais importante, planejar as próximas ações de comunicação com base nos resultados obtidos.
Conclusão: o relatório como ferramenta estratégica
Lembre-se: um relatório de assessoria de imprensa vai muito além de uma obrigação contratual. É uma oportunidade de reforçar o valor do seu trabalho, educar o cliente sobre a importância da comunicação e colaborar ativamente com a estratégia do negócio.
Ao seguir um processo bem definido, você transforma um simples documento em uma poderosa ferramenta de análise e planejamento, fortalecendo a parceria com seu cliente e garantindo que o trabalho de assessoria seja sempre relevante e impactante.
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