Uno de los momentos “más retadores” para los publirrelacionistas es cuando hay que mostrar resultados. Y no precisamente porque su estrategia haya sido mala, sino porque cuantificar una campaña de relaciones públicas, y bajar los datos a un informe o reporte de clipping, requiere de mucha atención para no equivocarse al registrar una cifra. 

¿Cuántas veces una mala suma no te llevó a desglosar cada número en tu informe mensual hasta dar con el error? Ya sea en el número de clippings, el retorno de inversión (ROI) o el total de impactos.

Para los ejecutivos de PR este tipo de errores es más común de lo que se piensa. Y es que muchos de ellos aún realizan el registro de datos de forma manual.

No por nada, UiPath estima que el 86% de los colaboradores a nivel global se sentirían más felices y productivos si contaran con herramientas para automatizar sus labores diarias, como el registro de datos o la elaboración del reporte de clipping tras el monitoreo de noticias.

Saber administrar el tiempo que dedicas a tus actividades y llevar un registro detallado de tus resultados son algunas de las cosas que aprendes con el tiempo como publirrelacionista, pues al final son aspectos que influyen en tus KPIs. 

Aprende más acerca de los KPI’s indispensables para tu estrategia de PR

¿Por qué la precisión es importante para tu campaña de relaciones públicas?

Pero no todo se trata del buen trabajo que realizas en tu compañía o agencia. Monitorear los resultados de tus campañas también te sirve para mostrar al cliente que su dinero está dando frutos, y eso, al final del día, lo mantiene contento y satisfecho. 

Además, medir resultados de la campaña de relaciones públicas es algo que cada vez se hace más complejo, pues gracias a la digitalización ahora se pueden calcular toda clase de variables con mayor exactitud. 

Esto significa que la cantidad de números y métricas aumenta cada vez más en los reportes. Una mala suma o cálculo puede entregar resultados confusos, e incluso comprometer la relación con cliente. 

Es por ello que la creación de reportes se ha vuelto todo un arte en el mundo del PR, y para dominarlo es importante ejecutar a la perfección una de las labores más fundamentales: el monitoreo digital de medios y noticias. 

¿Cómo medir los resultados de tu estrategia a través del monitoreo?

Dado que las relaciones públicas  actuales exigen y ofrecen un mayor número de métricas a evaluar, es importante usar herramientas digitales que ayuden a recopilar grandes cantidades de información en el menor tiempo posible. 

Por ello es que algunas plataformas para la automatización del monitoreo de medios y noticias se han convertido en grandes aliados para los profesionales de la comunicación en años recientes. 

Con el tiempo, este tipo de herramientas han evolucionado para ofrecer diversas soluciones de medición a las campañas de PR. 

Sistemas como Knewin Monitoring, por ejemplo, permiten ajustar diversas variables de búsqueda, ya sea: 

• Tipo de medio (tv, impresos, radio, online, social media, etc.)
• Vertical de la publicación (negocios, estilo de vida, política, deportes)
• Tier o relevancia del medio.
• Ad Value.
• País o región

Mientras más variables sea capaz de buscar tu sistema de monitoreo, más posibilidades tienes de recopilar información que nutra tus reportes, y si lo hace de forma automática, ¡mucho mejor!, pues así reduces el margen de error al bajar resultados. 

Además, monitorear medios adecuadamente puede darte insights valiosos para diseñar estrategias de comunicación más personalizadas a los temas de interés de tu audiencia y, en consecuencia, generar mejores resultados a largo plazo.

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Recomendaciones para un buen recap de tu campaña de relaciones públicas

Si bien las herramientas para automatizar el monitoreo de noticias te ayudan a reducir el error en el cálculo y presentación de resultados, es importante considerar los siguientes aspectos para añadir más valor a tus informes: 

• Estructura la información de manera que tus resultados no generen confusión en el lector.
• Organiza visualmente la información de tu campaña, procura destacar los datos más relevantes y las buenas noticias. 
• Elaborar un índice con el contenido del reporte añade más formalidad, y hace que tu trabajo luzca más profesional. 
• Haz uso de viñetas e imágenes para hacer “más agradable” la revisión del documento o ilustrar conceptos complicados. Evita abusar de este recurso. 

Por último, no está de más recordarte que algunos sistemas de monitoreo, como Knewin, te permiten personalizar la generación de reportes con las variables que necesitas analizar, lo que te ahorrará bastantes horas de trabajo manual. 

Si deseas aprender más sobre cómo el monitoreo puede añadir valor a tus labores de PR y comunicación, escríbenos para que nuestro equipo te ofrezca una prueba demo de nuestras herramientas.