Atividades ficando acumuladas, clientes querendo resultados e assessores que estão com a rotina comprometida. Esse é o cenário atual de sua agência? Se a resposta for sim (e você está estressado achando que não há mais solução), saiba que há como melhorar a produtividade na empresa de assessoria.
Com algumas atitudes (que muitas vezes não consideramos tão importantes), você vai conseguir trazer de volta a organização para sua agência de assessoria – e finalmente vai ser possível respirar aliviado.
Descubra 4 formas de melhorar a produtividade na empresa de assessoria
Para te ajudar a ficar mais tranquilo em relação à organização de sua agência, decidimos te mostrar que existe solução para o problema (por mais que você ainda ache o contrário).
Com 4 atitudes bem simples, você vai conseguir conquistar de volta a produtividade na empresa, garantindo que você, seus clientes e seus funcionários fiquem felizes e mais calmos.
1. Valorize a comunicação
Você provavelmente já passou por situações em que falhas na comunicação prejudicaram o andamento do trabalho, não é mesmo?
E quando enfrentamos situações desse tipo, percebemos como se comunicar com os outros é essencial para evitar desgastes.
Por isso, a primeira atitude que você deve valorizar para melhorar a produtividade na empresa de assessoria de imprensa é a comunicação.
Uma forma de você implementar isso em sua rotina é a realização de reuniões semanais com seus funcionários. Essa é uma estratégia para manter todos informados sobre o andamento de projetos, sobre funções delegadas, entre outras coisas.
Além disso, também mantenha um canal de comunicação aberto com seus clientes. Eles precisam saber como anda o planejamento de assessoria do negócio deles – e você precisa saber o que eles desejam com o serviço de comunicação.
Você vai ver que muitos problemas na rotina da empresa serão eliminados ao investir em uma comunicação aberta.
2. Organize seu e-mail
Caixa de e-mails desorganizada, diversas mensagens não lidas e tantas outras que foram esquecidas na imensidão de coisas que recebemos ao longo do dia. Sim, sabemos que você já passou por isso.
E também temos noção de que é na imensidão de e-mails não lidos (e desorganizados) que mora o perigo da produtividade na empresa.
Afinal, como você vai saber se aquele cliente recebeu a mensagem se você está perdido com seus e-mails? Portanto, é hora de mudar essa situação. Separe um momento de ócio para limpar e organizar a caixa de mensagens.
Além disso, como sabemos que existem e-mails que só precisam ser respondidos depois de muitos dias (por causa do planejamento de assessoria, por exemplo), escolhemos uma ferramenta para te ajudar nessa missão.
A plataforma FollowUpThen é capaz de lembrar (com notificações) que você deve responder aquela mensagem do cliente, evitando desorganização e estresse.
Essa estratégia vai te ajudar a manter a organização e os planejamentos de sua agência de assessoria em dia.
3. Organize seus compromissos
Você confia na sua memória para saber tudo o que precisa fazer durante a semana em sua agência? Se você cogitou responder que sim, precisaremos te dizer que é hora de mudar essa atitude.
Em 24 horas, passamos por tantas situações que podemos esquecer de muitos detalhes importantes para a rotina profissional. Por isso, você não pode confiar apenas em sua memória.
Mas saiba que há solução. Você pode utilizar ferramentas para organizar as ideias (e não perdê-las pelo caminho).
Uma opção para seu dia a dia é o Trello. Com essa ferramenta, você pode criar quadros com cartões contendo as ideias que precisa executar.
Além disso, você pode compartilhar esse quadro com outras pessoas, permitindo que a comunicação na agência fique fluida, aumentando a produtividade na empresa.
4. Categorize seus contatos
Quantos clientes a sua agência atende? Quantos jornalistas fazem parte do mailing? Quantos funcionários sua empresa tem?
Essas perguntas, por um breve momento, podem parecer simples e sem sentido. No entanto, são essenciais para melhorar a produtividade na empresa de assessoria. Isso porque sua agência mantém relacionamento com diversas pessoas.
Dessa forma, organize os contatos que se relacionam com a agência. Você pode criar uma planilha que pode ser acessada por todos os funcionários da empresa (o Google Sheets permite que você faça isso).
A organização dos contatos e a divulgação da planilha para seus funcionários vão ajudar a manter o canal de comunicação aberto, evitando problemas no dia a dia.
Saiba como a tecnologia ajuda a melhorar a produtividade na empresa
Outro problema muito comum que compromete a produtividade em agências de assessoria de imprensa é o processo de clipping.
Mensure quanto tempo seus assessores levam para fazer manualmente o monitoramento das notícias relacionadas aos clientes – é muito tempo, não é mesmo?
Para evitar que a rotina de seus funcionários fique comprometida, você pode investir em ferramentas de clipping. Você conhece esse tipo de tecnologia?
Se ainda não conhece, saiba que plataformas profissionais de monitoramento de notícias são ótimas alternativas para otimizar funções e melhorar a produtividade dos assessores de imprensa.
Elas automatizam o clipping, ajudam na criação de relatórios, emitem alertas para saber quando há notícias novas sobre o cliente e permitem que seus funcionários consigam acompanhar de perto a concorrência.
Quem sabe agora é a hora de você investir em uma ferramenta profissional de clipping. Você vai ver que, dessa forma, a produtividade na sua agência de assessoria vai deslanchar.
Se quiser conhecer outras atividades que podem comprometer a rotina em sua agência, faça o download do nosso e-book Gargalos em assessoria de imprensa: como ser mais lucrativo e enxuto nas operações.
