De acuerdo con la plataforma financiera SoftCo, una estrategia de Automatización de Procesos (AP, por sus siglas en inglés) llega a reducir los costos operativos de las compañías hasta en un 80%.

En un contexto desafiante como el que actualmente atraviesan las relaciones públicas, automatizar actividades como la liberación de boletines o el monitoreo de medios puede ser de gran utilidad para hacer más eficientes sus procesos, optimizar el uso de su tiempo y ahorrar mucho dinero. 

Piensa que entre menos horas pase tu equipo de PR buscando y recopilando noticias de toda la red o de medios tradicionales para crear su reporte, tendrá más tiempo disponible para realizar labores de mayor importancia. 

¿Recuerdas aquellos lejanos días en los que pasabas más de la mitad de tu día revisando los periódicos y noticieros en la radio, para al final enterarte dque tu nota no fue publicada?

Podríamos hacer un cálculo de cuántos días de vacaciones equivalen a esas “horas perdidas” o de trabajo manual, pero no queremos desanimarte.

Lo que sí buscamos con esta nueva entrada de blog es explicarte un poco más acerca de los beneficios de automatizar tus procesos de trabajo, principalmente el monitoreo de medios, una de las tareas “más tediosas” y repetitivas, según los ejecutivos de relaciones públicas.

Como gerente de prensa, seguramente tienes algunas dudas respecto a si vale la pena automatizar tus procesos o no. Aquí despejamos algunas de las incógnitas más usuales para darte una idea:

Lee aquí cómo generar un plan de comunicación para acciones de PR.

¿La automatización es para todos los equipos y agencias de PR?

Sí, definitivamente. Anteriormente se pensaba que implementar estrategias y herramientas de automatización solo era rentable a largo plazo, por lo que se consideraba algo “exclusivo para las empresas con mayor presupuesto”. No obstante, los avances tecnológicos en esta disciplina la han hecho cada vez más asequible para un mayor número de compañías.

De acuerdo con cálculos de IDC, en promedio, las empresas informan que la automatización de labores ligadas a marketing actualmente representa el 3% del presupuesto de sus programas, y el 1.6% de las asignaciones de personal.

De hecho, el Índice de Tendencias Tecnológicas de McKinsey señala que la automatización se ha posicionado como la mayor prioridad de las empresas a nivel global. El informe muestra que más del 80% de las organizaciones de todo el mundo continuarán (e incluso aumentarán) su inversión en AP durante este año, agencias de comunicación y RP incluidas. 

Aprende más acerca de cómo el monitoreo de medios fortalece tu estrategia de PR.

Pero no todo es cuestión de dinero… 

También suele pensarse que “algún día de estos, los robots vendrán a reemplazar el trabajo de los humanos”. Esto no puede estar más alejado de la realidad, pues más que sustituir, el papel principal de la AP es optimizar las labores manuales y reducir el error humano. 

Así que no te preocupes, aún serán necesarios un buen par de ojos para mejorar los informes generados por tu sistema automatizado para el monitoreo de medios. 

Por si fuera poco, los colaboradores también ven positiva la implementación de un mayor número de herramientas de automatización.

De acuerdo con la encuesta The State of Automation in the Workplace, el 57% de los trabajadores señala que las tareas repetitivas son las principales causas de su agotamiento, mientras que el 54% cree que ahorrarían más de 5 horas si utilizaran la herramienta adecuada.

En este sentido, vale la pena pensar en una plataforma que, además de hacer más eficientes tus flujos de trabajo, también te ofrezca los recursos adecuados para realizar labores específicas de PR. 

Sistemas como Knewin Monitoring son un buen ejemplo de esto, pues además de una búsqueda en segundos de noticias en todo tipo de medios (tradicionales y digitales), también te permite controlar variables de seguimiento para tus campañas de PR o el envío de boletines de prensa, e incluye funciones de análisis avanzado para obtener insights profundos acerca de cualquier tema mediático o del rendimiento de tu estrategia. 

No olvides leer: la importancia de monitorear a la competencia.

Monitoreo de medios: más beneficios para tus clientes y tu equipo de PR

El mundo avanza más rápido que nunca gracias a la digitalización. Las buenas (y malas) noticias hoy se esparcen a mayor velocidad gracias a las redes sociales. 

¿Cuánto tiempo crees que te llevaría revisar cada uno de los portales más importantes de noticias para enterarte de lo más actual o generar un informe?

Tu sistema de monitoreo puede encargarse de eso y más, pues puedes programar el envío de alertas de un tema específico directo a tu bandeja de correo electrónico o al resto de tu equipo. 

Además, estar al tanto de los temas coyunturales y las tendencias que actualmente sigue tu audiencia es fundamental para tu estrategia de PR. En este sentido, automatizar tu búsqueda de noticias otorga una ventaja competitiva a tus clientes y a ti como profesional. 

En concreto, ¿vale la pena invertir en una plataforma para el monitoreo de medios automatizado? Por supuesto, la conveniencia, eficiencia y rentabilidad que la automatización puede aportar a tu agencia y equipo de PR es invaluable, especialmente en estos tiempos en los que se requiere de agilidad para actuar.

Si quieres aprender más acerca de cómo sacar provecho a la automatización, contacta a un ejecutivo de Knewin para solicitar una prueba demo.