Para Manuel Martín Serrano, uno de los comunicólogos más importantes del mundo académico actual, “el principal fin del fenómeno comunicativo es la organización de las sociedades”.

Seguramente recuerdas algo de esto de tus días en la universidad, por lo que sacar los viejos apuntes hoy puede resultar una gran idea para tu día a día y, en este sentido, repasar la obra de Serrano sin duda puede ayudarte a desarrollar un plan de comunicación para acciones de PR eficaz y de alto impacto.

Básicamente, el autor propone a lo largo de su amplio trabajo de investigación que la capacidad comunicativa que han desarrollado los seres humanos por millones de años ha sido un ápice importante en la evolución de la sociedad, así como un factor imprescindible tanto para su supervivencia como para trascender más allá de su naturaleza.

Para Serrano, sin el factor comunicativo la sociedad jamás habría podido organizarse para desarrollar la agricultura, la escritura y otros fenómenos que han permitido avanzar a nuestra especie. 

Puede que suene algo romántico pero podemos decir que gracias a una comunicación planificada y estructurada se puede lograr cualquier objetivo: desde construir en medio del desierto tres colosales pirámides perfectamente alineadas con una constelación estelar, hasta hacer de una marca (tu marca) el principal referente del mercado. 

Y justo de esto se tratará nuestra entrada de hoy: de cómo aprovechar la tecnología y recursos a nuestro alcance para planificar de manera adecuada una estrategia de comunicación y relaciones públicas.

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La importancia de la planificación en relaciones públicas

Como un gerente de prensa o asesor, seguro sabes que la comunicación corporativa y las RP son disciplinas que muchas veces dependen de una gran capacidad de reacción. 

Vivimos en un mundo que cambia constante y repentinamente, por lo que cualquier factor o evento puede impactar el rumbo de nuestra organización (familia, amigos, empresa, negocio propio, etc.) hacia el cumplimiento de sus objetivos.

De ahí la importancia de no solo desarrollar una gran capacidad comunicativa, sino de planificarla con bastante anticipación para adaptarnos a cualquier situación o escenario. 

No vayamos tan lejos para entender su importancia: fenómenos como la pandemia pusieron a prueba nuestra habilidad para comunicarnos; nos permitió acercarnos de nuevas maneras con aquellos que estaban lejos ante la imposibilidad de convivir cara a cara, ya sea que se tratara de amigos o de cuestiones laborales. 

Para las empresas, la digitalización y el uso de tecnologías como la nube fueron críticas para seguir su curso (o, en términos de Serrano, organizarse), tanto a nivel operativo como comunicativo. 

De hecho, durante el último año han surgido un sinfín de historias acerca de compañías que han nacido, resurgido o fortalecido durante la pandemia para dar solución a nuevos problemas. Pensemos en nombres como Zoom o plataformas de comercio electrónico como Mercado Libre, Amazon o Rappi.

Dicho de otro modo, la comunicación ha sido uno de los factores más importantes que han permitido a distintas organizaciones sobrevivir ante grandes crisis como la del COVID-19, ya sea conectando a las personas que forman parte de ellas o dándoles visibilidad en medio de la incertidumbre. 

¿Ahora ves por qué no puedes dejar de comunicar con tu marca? Contar con un plan de comunicación no solo es para acercarte a tus audiencias, también lo es para sobrevivir y mantenerte presente. 

Aprende más acerca de Los principales retos de las agencias de RP tras la pandemia y cómo solucionarlos.

Elaborando un plan de comunicación y PR

Ahora que sabes lo importante que es contar con una estrategia de comunicación es hora de elaborar tu plan. Aquí te compartimos los pasos y herramientas que necesitarás para lograrlo: 

1 – Plantea y aterriza tus objetivos

Un plan no es un plan si no se tiene una meta a alcanzar. Por ello, el primer paso de todos es plantear los objetivos que quieres lograr con tu comunicación: generar awareness, posicionar tu marca en el mercado, mejorar la reputación tras un escándalo, refrescar tu identidad. etc. 

2 – Conoce el terreno que pisarás

Para desarrollar una estrategia de comunicación y relaciones públicas eficaz, también será necesario investigar y contar con una comprensión profunda del mercado, marca, entorno y competencia.  Esto incluye, entre otras cosas:  

• tendencias relevantes del mercado
• narrativa de los medios
• sentimientos de la audiencia
• reputación de la propia marca
• principales competidores

Para este paso será necesario acudir a una herramienta que te ayude a reunir la mayor cantidad de información posible, a fin de elaborar un reporte completo que te permita elegir la mejor táctica de comunicación.

Plataformas como Knewin Monitoring son una opción para el monitoreo automatizado de medios, tendencias, sentimiento de las audiencias y posibles amenazas para tu negocio.

3 – Imagina a tu audiencia ideal

También será importante realizar una imágen aproximada de la o las audiencias a quienes quieres llegar con tu comunicación. Aquí no solo nos referimos a tus clientes o consumidores en general, también hablamos de inversionistas, políticos, KOL’s (key opinion leaders), periodistas, influencers, etc. 

Qué medios, canales o noticias consumen, cuáles son sus necesidades, qué tendencias o temas siguen y cuales evitan, etc. Plantear las preguntas adecuadas puede ayudarte a conocer mejor a tus “interlocutores”, pero también conocer los temas o círculos con los que no quieres que se te relacione.

Con esto ya puedes empezar a desplegar una estrategia de contenidos más relevantes y útiles para cada una de tus audiencias, en los que expliques cómo tu negocio puede ayudarlas con cierta inquietud o necesidad.

No olvides leer: ¿Cómo fortalecer la estrategia de comunicación en PR a través del monitoreo de medios?

4 – Establece tiempos y expectativas 

Los mejores planes comparten una cosa en común: cuentan con tiempos de ejecución, entregas y resultados esperados perfectamente definidos. Esto te ayudará tanto a ti como a tu equipo a trabajar de manera más proactiva y organizada con la mira puesta sobre la misma meta.

Este aspecto no solo es de suma importancia para optimizar los recursos que tienes a tu disposición (talento, presupuesto, tiempo, etc.), también es una forma efectiva de medir los resultados finales en comparación con sus esfuerzos y lo que se ha logrado una vez que haya concluído el proyecto. 

5 – Mantente alerta y dale seguimiento a tu plan

Por último, pero no por ello menos importante, debes asegurarte de que una vez que hayas ejecutado tu plan de comunicación para acciones de PR, estés generando los resultados esperados o prometidos a tus clientes. 

Para este paso, tu sistema para monitoreo automatizado de noticias y medios de comunicación puede ser un gran recurso para medir el éxito de tus campañas, pues herramientas como las de Knewin también te ayudan a hacer seguimiento de tus comunicados de prensa, determinar el sentimiento generado de tus anuncios, conocer el número de lectores o consumidores impactados y muchas variables cuantificables más.

Así mismo, al conocer tus fortalezas y debilidades podrás ajustar tu plan sobre la marcha y determinar las mejores tácticas para la comunicación de tu marca. 

Como has podido ver, la comunicación es uno de los aspectos más importantes que debes procurar para hacer que tu marca cumpla sus objetivos, ya sean comerciales, de reputación o relacionamiento. No obstante, debes saber que hacerlo de manera planificada es la mejor manera de asegurar que tu negocio puede adaptarse flexiblemente ante cualquier escenario.

Si quieres saber más acerca de cómo utilizar las herramientas más avanzadas de monitoreo para desarrollar un plan robusto de comunicación y PR no dudes en contactar a alguno de nuestros ejecutivos.